Дата официальной публикации 10.02.2016

Технология организации электронного документооборота первичных учетных документов и счетов-фактур с применением электронной подписи между ОАО «РЖД» в лице ЦФТО/ТЦФТО и Клиентами

Распоряжение ОАО «РЖД» от 10.02.2016 № 228р

Термины и определения

ЦФТО

Центр фирменного транспортного обслуживания – филиал ОАО «РЖД»

ТЦФТО

Территориальный центр фирменного транспортного обслуживания - структурное подразделение Центра фирменного транспортного обслуживания – филиала ОАО «РЖД»

АС ЭТРАН

Автоматизированная система централизованной подготовки и оформления перевозочных документов

ЭП

Усиленная квалифицированная электронная подпись

Клиент

Юридическое лицо, заключившее с ОАО «РЖД» соглашение об организации расчетов/договор на организацию расчетов

ЭД

Электронный документ

УДП ЕЛС ЕК АСУФР

Учет доходов от грузовых перевозок с применением технологии ведения единого лицевого счета клиента ЕК АСУФР

Оператор ЭДО

Оператор электронного документооборота. Организация (юридическое лицо), входящая в сеть доверенных операторов электронного документооборота Федеральной налоговой службы

Акт

Акт оказанных услуг

Договор

Соглашение об организации расчетов/договор на организацию расчетов, заключенный между Клиентом и ОАО «РЖД»

Перечень

Перечень первичных документов к Акту оказанных услуг

1. Общие положения

1.1. Настоящая технология разработана с целью определения порядка применения электронной подписи для подписания электронных счетов-фактур, актов и перечней между ОАО «РЖД» в лице ЦФТО/ТЦФТО и Клиентами.

1.2. Подписание Клиентами и уполномоченными сотрудниками ОАО «РЖД» ЭП Актов и перечней осуществляется в рамках «единого окна» АС ЭТРАН.

1.3. Передача Клиенту электронных счетов-фактур, подписанных ЭП сотрудника ОАО «РЖД», осуществляется через Оператора ЭДО, обеспечивающего обмен открытой и конфиденциальной информацией по телекоммуникационным каналам связи в рамках электронного документооборота счетов-фактур между ОАО «РЖД» и Клиентом.

1.4. Передача электронных счетов-фактур, подписанных ЭП, осуществляется с помощью средств криптографической защиты информации по телекоммуникационным каналам связи в соответствии с порядком №50Н, утвержденным приказом Министерства финансов Российской Федерации от 25.04.2011 г.

1.5. Передача ОАО «РЖД» Клиенту электронных счетов-фактур, актов оказанных услуг и перечней к ним подписанных ЭП, производится без печати комплекта документов на бумажном носителе.

1.6. Настоящая технология применяется только в части договоров на осуществление грузоперевозок и предоставления услуг с ними связанных с использованием автоматизированных систем УДП ЕЛС ЕК АСУФР и АС ЭТРАН.

1.7. Подписание электронных документов, в соответствии с настоящей технологией, осуществляется с помощью усиленной квалифицированной электронной подписи на основании ФЗ от 06.04.2011 №63-ФЗ (с учетом дополнений и изменений) и статьи 169 Налогового кодекса РФ.

1.8. Хранение документов (в т.ч. извещений о подтверждении получения счетов-фактур), подписанных ЭП, осуществляется в базе данных УДП ЕЛС ЕК АСУФР в хронологическом порядке по мере их выставления, в течение срока хранения, установленного распоряжением ОАО «РЖД» от 28.12.2007 г. №2474р не более 5 лет.

1.9. Передача первичных учетных документов и счетов-фактур по требованию налоговых органов осуществляется установленным порядком в ОАО «РЖД».

1.10. В случае возникновения технических сбоев и нештатных ситуаций при организации передачи электронных первичных учетных документов и счетов-фактур с применением ЭП осуществляется переход на бумажный документооборот.

2. Основные мероприятия, необходимые для начала осуществления электронного документооборота первичных учетных документов и счетов-фактур

Настоящая технология применяется при наличии:

2.1. заключенных между ЦФТО/ТЦФТО и Клиентом:

  • Договора;
  • договора об электронном обмене документами.

При заключении с ОАО «РЖД» договора об электронном обмене документами Клиент указывает наименование и код любого Оператора ЭДО, входящего в сеть доверенных операторов ЭДО ФНС России, имеющего договорные отношения с Клиентом.

При этом уполномоченным Оператором ЭДО ОАО «РЖД» является Удостоверяющий центр ОАО «НИИАС».

2.2. установленных на рабочем месте ответственных сотрудников необходимых аппаратных средств, клиентского программного и информационного обеспечения, средств электронной подписи и защиты.

2.3. выданного Клиенту уполномоченным Удостоверяющим центром квалифицированного сертификата ключа проверки электронной подписи.

3. Организация электронного документооборота счетов-фактур, актов оказанных услуг и перечней к ним с применением ЭП

3.1. Ответственный сотрудник ЦФТО/ТЦФТО в сроки установленные Договором формирует в ЕК АСУФР в электронном виде Акт и перечень первичных документов и выполняет операцию «Передать в ЭТРАН» для передачи данных электронных документов в АС ЭТРАН.

3.2. В АС ЭТРАН уполномоченный сотрудник ЦФТО/ТЦФТО производит подписание своей ЭП Акта и перечня первичных документов;

3.3. После подписания документов ЭП сотрудником ЦФТО/ТЦФТО в АС ЭТРАН Клиенту обеспечивается доступ к электронным документам для подписания ЭП в течение установленного Договором времени.

Информация о не подписании Клиентом Актов и перечней ЭП в АС ЭТРАН отображается в УДП ЕЛС ЕК АСУФР.

3.4. В день передачи Клиенту Акта и перечня уполномоченный сотрудник ЦФТО/ТЦФТО после подписания электронных Актов и перечней со стороны ОАО «РЖД» формирует и подписывает ЭП в УДП ЕЛС ЕК АСУФР электронные счета-фактуры.

3.5. После подписания счета -фактуры ЭП сотрудника ЦФТО/ТЦФТО, в УДП ЕЛС ЕК АСУФР осуществляется передача электронного счета-фактуры Клиенту через автоматизированную систему Оператора ЭДО.

3.6. После получения счета -фактуры Клиент с целью подтверждения получения данного документа формирует и подписывает ЭП в системе Оператора ЭДО извещение о получении счета-фактуры, которое передается через Операторов ЭДО в УДП ЕЛС ЕК АСУФР.

3.7. В случае необходимости внесения изменений в счет-фактуру, Клиентом направляется уведомление об уточнении счета-фактуры, подписанное ЭП в УДП ЕЛС ЕК АСУФР через Оператора ЭДО.

При этом, в случае получения уведомления об уточнении счета-фактуры, в части внесения изменений в реквизитный состав полей документа (наименования плательщика, адреса плательщика и т.д.), в установленном порядке вносятся соответствующие изменения в паспорт Клиента в НСИ АС ЭТРАН.

3.8. ЦФТО/ТЦФТО после получения уведомления об уточнении счета-фактуры, в случае обоснованной необходимости, устраняет указанные в уведомлении ошибки и направляет Клиенту исправленный счет-фактуру в электронном виде в соответствии с настоящей технологией.

3.9. Клиент, в течение установленного договором времени, после получения Акта и перечня с ЭП сотрудника ЦФТО/ТЦФТО, подписывает данные документы в АС ЭТРАН своей ЭП.

3.10. При обоснованном несогласии с электронными данными Акта Клиент подписывает данный документ ЭП в АС ЭТРАН с разногласиями. При этом Клиент указывает в АС ЭТРАН причину несогласия, номер обращения и несогласованную сумму платежей.

3.11. Сотрудник ЦФТО/ТЦФТО проводит работу с Клиентом по урегулированию разногласий в установленном порядке.

3.12. После признания сторонами несогласованных сумм платежей по Акту, подписанному Клиентом с разногласиями, и формирования в АС ЭТРАН скорректированных документов в УДП ЕЛС ЕК АСУФР формируется автоматически корректировочный (исправительный) Акт с перечнем первичных документов и корректировочный (исправительный) счет-фактура в установленном порядке.

На суммы по вновь выявленным документам в УДП ЕЛС ЕК АСУФР формируется Акт оказанных услуг на суммы по вновь выявленным документам с перечнем первичных документов в установленном порядке.

3.13. В сроки, установленные Договором, сотрудник ЦФТО/ТЦФТО составляет акт сверки расчетов установленным порядком.

3.14. В случае обнаружения ошибок в программном обеспечении Клиент или сотрудник ЦФТО/ТЦФТО создает установленным порядком обращение в АСУ Единой Службы Поддержки Пользователей (ЕСПП).